HOICHOTHUONGMAI

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office

Thứ hai - 22/05/2017 07:47
Những thiết lập mặc định trên Microsoft Office đôi khi sẽ không đáp ứng đầy đủ nhu cầu người dùng. Vì vậy, bạn nên thay đổi một số những thiết lập đó để sử dụng các công cụ văn phòng hiệu quả hơn.

Bô công cụ văn phòng Microsoft Office hiện nay vẫn là sự lựa chọn hàng đầu của người. Tuy nhiên, một số những cài đặt mặc định trên bộ công cụ văn phòng này chưa thực sự đáp ứng nhu cầu của người dùng. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một số cách tăng hiệu quả khi sử dụng bộ công cụ Microsoft Office, bằng việc thay đổi các thiết lập mặc định chung và riêng trên Word, Excel, Poewer Point.

1. Tùy chỉnh lại thanh Ribbon:

Thanh Ribbon nằm ở trên cùng giao diện, là khu vực chứa các lối tắt, các lệnh để thực hiện mọi thao tác phổ biến. Nếu bạn muốn tùy chỉnh lại thanh Ribbon để hiển thị những tùy chọn thường dùng, truy cập vào File > Options > Custom Ribbon.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office

Tiếp theo bạn sẽ nhìn thấy giao diện bên trái là các lệnh có sẵn trên Office, cột bên phải ngoài cùng là các lệnh đang thực thi trên thành Ribbon. Chúng ta có thể click vào lệnh bên trái, rồi nhấn nút Add để thêm vào cột bên phải.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 2

2. Tùy chỉnh vị trí lưu file:

Microsoft Office sẽ mặc định lưu file của bạn tại thư mục Documents trên máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn muốn lưu thẳng file vào thư mục thường xuyên sử dụng thì có thể thay đổi lại.

Chúng ta truy cập vào File > Options > Save > Save documents.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 3

Tiếp đến, tích chọn vào Save to Computer by default. Tại mục Default local file location nhấn vào nút Browse để thay đổi vị trí lưu file mới muốn chọn. Cuối cùng nhấn OK để lưu lại thay đổi mới.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 4

3. Số lượng bảng tính trên Excel:

Mặc định bảng tính (sheet) trên Excel sẽ là 3 bảng, và có khả năng xử lý nhiều bảng tính trên cùng một file. Với con số 3 ngày người dùng có thể thoải mái trong việc trình bày các số liệu của mình, hoặc cũng không cần xóa bớt những bảng tính khác nếu không có nhu cầu sử dung.

Tuy nhiên, nếu có nhu cầu sử dụng hơn hoặc giảm bớt đi số bảng tính trên Excel thì bạn có thể có thể tận dụng chức năng đa bảng tính.

Bạn truy cập vào File > Options. Sau đó tại thẻ General, phần When creating new workbooks > Include this many sheets, chúng ta sẽ nhập số lượng bảng tính muốn dùng, không quá 255 bảng. Sau đó nhấn OK.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 5

4. Ngắt dòng trong Excel:

Nếu trong một ô, nội dung văn bản quá giới hạn độ rộng của ô thì chúng ta không thể đọc toàn bộ nội dung. Trường hợp này có thể giải quyết bằng cách ngắt dòng văn bản để nội dung hiển thị vừa trong 1 ô.

Bước 1:

Đầu tiên, nhấn tab Home trên Ribbon rồi chọn Cell Styles bên trong nhóm Styles. Tiếp đến nhấp chuột phải vào Normal rồi chọn Modify.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 6

Bước 2:

Trong giao diện nhỏ Style, nhấn nút Format.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 7

Tiếp đến bạn sẽ nhấn chọn thẻ Alignment và tích chọn vào mục Wrap text. Nhấn nút OK để lưu lại. Như vậy file Excel hiện tại sẽ không còn tình trạng nội dung trong một ô không hiển thị hết.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 8

Bước 3:

Nếu muốn áp dụng cho tất cả các file Excel được mở sau này, chúng ta sẽ dùng đến Excel Template.

Tại giao diện Excel nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở trình biên tập VBA. Tại giao diện mới, nhấn tổ hợp phím Ctrl + G rồi nhập dòng lệnh ?application.StartupPath và nhấn Enter.

Đường dẫn đến thư mục khởi động của Excel sẽ xuất hiện ngay bên dưới.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 9

Bước 4:

Tiếp đến nhấn File > Save as. Đặt tên cho file này là book. Phần Save as type, bạn chọn Excel Template.

Tìm tới thư mục đường dẫn thư mục khởi động Excel tìm được ở bên trên và lưu file Excel Template này vào, như hình dưới đây. Như vậy những bảng tính mới sau này sẽ dử dụng Template này.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 10

5. Thay đổi font Word mặc định:

Phông chữ mặc định của Word thay đổi từ Times New Roman sang Calibri. Nhưng Word cũng hỗ trợ người dùng có thể thay đổi font chữ mặc định.

Chúng ta nhấn tab Home trên thanh Ribbon rồi nhấn tiếp tổ hợp phím Ctrl + D.

Xuất hiện giao diện hộp thoại tùy chỉnh Font. Tại đây, chúng ta sẽ thay đổi lại font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ theo ý muốn. Khi đã vừa ý, nhấn nút Set As Default và chọn All documents based on the normal template?.

Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 11

6. Tắt hộp thoại tùy chọn Paste trên Word:

Khi chúng ta paste nội dung gì vào Word, hộp thoại tùy chọn Paste Options sẽ tự động xuất hiện để bạn có thể lựa chọn định dạng muốn dán như hình dưới.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 12

Nếu muốn tắt tùy chọn này, chúng ta vào File > Options > Advanced. Tìm đến tùy chọn nhóm Cut, copy, and paste. Tại đây chúng ta sẽ bỏ chọn tại Show Paste Options button when content is pasted rồi nhấn nút OK.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 13

7. Tắt slide màn hình đen khi kết thúc trên PowerPoint:

Theo mặc định khi thuyết trình hết nội dung, slide cuối cùng sẽ là màn hình đen với dòng chữ End of slide show, click to exit. Có khá nhiều người khó chịu với màn hình đen thông baoskeets thúc này trên PowerPoint.

Để tắt màn hình đen này, File > Options > Advanced. Tìm tới nhóm Slide Showbỏ dấu tích tại End with black slide. Nhấn OK để lưu lại thay đổi.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 14

8. Chế độ xem khi mở file PowerPoint:

Khi mở file PowerPoint, chế độ xem luôn được mặc định ngay từ khi bạn lưu file. Chúng ta có thể thay đổi chế độ xem mặc định này để PowerPoint tự động áp dụng chế độ xem tùy theo người dùng chọn.

Chúng ta nhấn File > Options > Advanced. Tìm nhóm Display rồi chọn chế độ xem muốn dùng tại trình đơn xổ xuống Open all documents using this view. Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.

Những thiết lập mặc định nên thay đổi trên Microsoft Office - Ảnh minh hoạ 15

Trên đây là một số những thay đổi tùy chỉnh chung trên Office, cũng như các thay đổi cho 3 công cụ Word, Excel và PowerPoint. Hy vọng với những thay đổi này người dùng sẽ tiết kiệm trong quá trình làm việc, cũng như nâng cao hiệu quả làm việc.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Nguồn tin: quantrimang.com

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

  Ý kiến bạn đọc

Chuyên trang
An ninh mạng
Thống kê
  • Đang truy cập556
  • Máy chủ tìm kiếm140
  • Khách viếng thăm416
  • Hôm nay58,305
  • Tháng hiện tại686,687
  • Tổng lượt truy cập148,407,163
Liên kết Website
Hộp thư góp ý
Đường dây nóng
THÔNG TIN ĐẦU MỐI HƯỚNG DẪN, HỖ TRỢ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH, DVC TT
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây