Trang thông tin điện tử Công an Bắc Kạn

https://congan.backan.gov.vn

Cách chèn chữ ký trong Word

Khi chèn chữ ký số vào trong Word, tài liệu sẽ không bị copy và được xác nhận chủ sở hữu khi không thể chỉnh sửa nội dung.

Một trong những cách hạn chế việc sao chép tài liệu Word, ngoài việc đặt mật khẩu tài liệu Word thì bạn có thể lựa chọn chèn logo vào trong Word hoặc chèn chữ ký vào tài liệu Word. Việc chèn chữ ký số vào Word sẽ xác định được chủ sở hữu của tài liệu, xác nhận nội dung tài liệu khi bạn cần trình tài liệu tới ai thông qua phần chữ ký bên dưới, đặc biệt như hợp đồng hay tài liệu cần có sự chính xác. Chúng ta có thể chèn một dòng chữ ký sau khi in tài liệu Word, rồi thêm chữ ký số hoặc chèn chữ ký viết tay hay chữ ký xác nhận nào đó dưới dạng hình ảnh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách chèn chữ ký vào Word.

Hướng dẫn chèn chữ ký số trong Word

Bước 1:

Với những tài liệu mà bạn muốn cung cấp cho ai để xin chữ ký thì trước hết cần thêm dòng chữ kỳ vào tài liệu. Chúng ta cần đặt con chuột tại vị trí cần xin chữ ký. Tiếp tục nhấn vào Insert > Add a Signature Line để thêm dòng chữ ký.

Cách chèn chữ ký trong Word

Lúc này hiển thị giao diện để chúng ta nhập thông tin của người cần xin chữ ký, tên, chức vụ rồi nhấn OK để lưu lại.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 2

Ngay lập tức phía cuối văn bản hiển thị một phần để chèn chữ ký như dưới đây. Phần có dấu X chính là nơi mà người nhận nhập chữ ký của họ.

Bây giờ bạn cần lưu lại tài liệu này và gửi tới người cần xin chữ ký.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 3

Bước 2:

Khi nhận được tài liệu cần chữ ký của bạn, khi muốn điền chữ ký Word sẽ hỏi yêu cầu người dùng trở thành Partner của Microsoft. Khá lằng nhằng nên chúng ta sẽ sử dụng công cụ Selfcert có sẵn khi cài đặt bộ Microsoft Office.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 4

Người dùng truy cập theo đường dẫn sau đây C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 5

Sau đó chúng ta tìm tới file Selfcert.exe trong thư mục này như hình dưới đây rồi kích hoạt.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 6

Hiển thị giao diện để tạo tên chứng nhận số, bạn nhập tên của bạn vào rồi nhấn OK.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 7

Lúc này sẽ hiện giao diện thông báo đã nhập tên chứng nhận thành công.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 8

Bước 3:

Bây giờ chúng ta sẽ quay trở lại tài liệu để ký xác nhận. Nhấn vào khung chữ ký trong tài liệu và khi đó hiển thị giao diện Sign như hình dưới đây. Bạn nhập tên cần ký của mình rồi nhấn Sign bên dưới để ký vào tài liệu.

Lưu ý với người dùng nếu bạn chỉnh sửa tài liệu sau khi ký thì chữ ký sẽ không hợp lệ và chúng ta buộc phải ký lại.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 9

Xác nhận chữ ký đã được sử dụng, nhấn OK để thoát giao diện này.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 10

Kết quả bạn nhìn thấy chữ ký số mà chúng ta đã ký cho tài liệu Word như hình dưới đây.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 11

Bước 4:

Trong trường hợp người dùng muốn đổi thành chữ ký hình ảnh thì trong khung chèn chữ ký Sign nhấn vào Select image như hình dưới đây.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 12

Hiển thị nơi lấy hình ảnh để sử dụng làm chữ ký, tại From a file nhấn vào chữ Browse rồi bạn tìm tới hình ảnh chữ ký lưu trong thư mục máy tính.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 13

Cuối cùng cũng nhấn vào ô Sign để ký vào tài liệu.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 14

Tài liệu khi có chữ ký hình ảnh sẽ như dưới đây.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 15

Như vậy tài liệu đã chèn chữ ký sẽ không thể chỉnh sửa nội dung nào. Nếu người khác cố tình nhấn Edit Anyway thì chữ ký sẽ biến mất, tài liệu không được ký xác nhận.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 16

Lúc này giao diện Word sẽ gửi thông tin cảnh báo như hình.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 17

Nếu nhấn Yes để tiếp tục thì chữ ký hoàn toàn biến mất chỉ còn lại dòng để chènchữ ký lúc trước mà thôi.

Cách chèn chữ ký trong Word - Ảnh minh hoạ 18

Như vậy chúng ta đã có thêm cách để bảo vệ tài liệu Word, không cho người khác chỉnh sửa và xác nhận được quyền sở hữu tài liệu khi đã có chữ ký xác nhận từ người khác. Nếu muốn chỉnh sửa nội dung thì buộc phải xóa chữ ký đã xin trước đó.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Nguồn tin: quantrimang.com

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây